Hukukçular olarak birçok konuda kendimizi geliştirmek istememize veya yeni beceriler edinmeye ihtiyaç duymamıza rağmen bunun için yeterli zamanı bulamıyoruz. Aslında bunun başlıca sebebi zamanın kısıtlı olmasından ziyade zaman yönetimi konusunda kendimizi biraz daha geliştirmemiz gerekiyor oluşu. Zaman yönetimi becerisini elde ettiğiniz zaman kendinizi geliştirme konusunda eskisine göre çok daha kaliteli bir yaşamınızın olacağına eminiz. Özellikle kendini geliştirmek ve yeni beceriler edinmek isteyen hukukçular için 8 etkili zaman yönetimi metodunu derledik. Kendinize çok güzel şeyler katmanız dileğiyle…
1) Ye O Kurbağayı!
Eğer kurbağa yememiz gerekiyorsa bunu sabah ilk iş olarak yapmanız en iyisidir. Ama işiniz iki kurbağa yemekse ilk önce büyüğü yemek en iyisidir. – Mark Twain
Bu teknik özetle bize istemediğimiz, ertelemek için uğraştığımız işleri sabahın ilk saatlerinde veya güne başlarken ilk iş olarak yapmamız gerektiğini söylüyor. Bunun bir nedeni günün ilerleyen saatlerinde enerjinizin düşecek olması. Diğer bir nedeni ise günün en zor işini gününüzün ilk saatlerinde tamamladığınız zaman güne daha motive bir şekilde başlayacaksınız ve kalan işler gözünüze daha da basit gözükecek. Ayrıca zor olan işten kaçınmak için bu işi erteleme olasılığınız varken, bu işinizi güne başlangıç saatinizde yaptığınız zaman erteleme alışkanlığınız eskisine göre azalmış olacak. Bu metot hakkında daha fazla bilgi almak isterseniz Brian Tracy’nin “Ye O Kurbağayı!” kitabını okuyabilirsiniz.
2) 25’e 5 Kuralı
Yapman gereken en önemli 5 hedefin için uğraş. Kalan 20 hedefe dikkat, zaman ve enerji ayırmamalısın. Bu 5 hedefine ulaşmadan kalan 20 hedefe yönelme.- Warren Buffet
Birçok işle uğraşmak istediğimiz zamanlar çok fazla oluyor. Eğer bu işlerin sayısına bir sınır koymazsak çoğu zaman zamanımızın ve gücümüzün yetmeyeceği kadar işle uğraşıyoruz ve çoğu işimiz yarım kalıyor. Bizim için gerçekten önemli olan işlere de yeteri kadar zaman ayıramıyoruz. Ayrıca birçok işin yarım kalmasından dolayı odağımız eskisine göre daha da kötü olabiliyor. 25’e 5 kuralını özellikle gereğinden fazla işle uğraşıyorsanız ve işleriniz yarım kalıyorsa uygulayabilirsiniz. Kurala göre yapmak istediğimiz 25 hedefi bir kağıda yazmamız gerekiyor. Yeterli süre içerisinde düşündükten sonra bu 25 hedef içerisinden sizin için en önemli olan 5 hedefi seçmeniz gerekiyor. Geriye kalan 20 hedefi seçtiğiniz 5 hedefi gerçekleştirene kadar gerçekleştirmeye çalışmayın. Bu sizin, kendisiniz için çok daha önemli işlere yoğunlaşmanızı sağlayacak. Ayrıca daha az yarım iş bırakmanızı veya hiç bırakmamanıza yardımcı olacak.
3) 80/20 Pareto Kuralı
Pareto kuralının yaratıcısı Vilfredo Federico Damaso Pareto 1848 yıllında İtalya’da doğan bir filozof ve ekonomist olarak bilinir. Poreto kuralı özet olarak, “Sonuçların %80’i sebeplerin %20’sinden kaynaklanır.” prensibine dayanır. Başka bir tabirle, girdilerin %20’si (kaynak, zaman, aksiyon vb.) çıktıların %80’nine (kâr, sonuç..vb.) yol açar . Bu kural zaman yönetimine uyarlandığı zaman yaptığımız işlerin %80’ni çalışmamızın %20’sinin sonucunda oluşur. Geriye kalan çalışmamızın %80’lik kısmı aslında sonuca ulaşmamız için çok da gerekli olan şeylerden oluşmuyor.
Zamanınızın etkili olarak kullanamadığınız %80’lik kısmını azaltmak istiyorsanız bir şeyler için çabalarken neler yaptığınızı ve yaptığınız şeylerin çalışmalarınız bittikten sonra çalışmanıza ne gibi katkılar sağladığını analiz edebilirsiniz. Örneğin bir sunum yapmaya hazırlanıyorsanız zamanınızı neye harcadığınıza ve sunumunuzu hazırlarken yaptığınız işlere verdiğiniz zamanın gerçekten sonuç için önemli olup olmadığını analiz edin. Bu şekilde zamanınızı daha akıllıca kullanarak sizi sonuca yaklaştırmayan ve zamanınızı alan şeyleri çalışmalarınızdan çıkarıp %20‘lik kısma daha fazla odaklanabilirsiniz.
4) Parkinson Yasası
Bir iş, daima, bitirilmesi için kendisine ayrılan sürenin hepsini kapsayacak şekilde uzar.-Cyril Northcote Parkinson
Parkinson yasasına göre bir işe ayırmak zorunda olduğunuz zaman ne kadar fazlaysa o iş için harcadığınız süre de o kadar artar. Örneğin, sizin 2 haftada bitirebileceğiniz bir iş için size 3 ay verildiği zaman muhtemelen o süreyi sonuna kadar kullanacak, yapacağınız işi daha fazla zaman dilimine yaymış olacaksınız çünkü genel olarak bu işi ne kadar sürede yapabilirimi düşünmekten ziyade ne kadar sürem var diye düşünme eğilimindeyiz. Ayrıca bir iş için kendimize gerekenden daha fazla süre verirsek muhtemelen ayrıntılara daha çok takılacağımız için iş olduğundan daha karmaşık hale gelecektir. Bu da aslında bizim sahip olduğumuz zamanı gereksiz ayrıntılara harcamamıza sebep olabilir. Bu durumun oluşmaması için öncelikle kendinize bu işi bitirmek için ne kadar zamanınızın olduğunu sormak yerine kendinize gerçekçi bir şekilde o iş için ne kadar zamana ihtiyacınızın olduğunu sorun. Sonra da belirlediğiniz süre içerisinde bu işi yapmaya çalışın. Örneğin, işiniz kısa sürecek bir iş ise işiniz için 45 dakika gibi bir süre koyabilirsiniz veya uzun bir iş ise örneğin işimi 02/04/21’de bitireceğim gibi bir hedef koyabilirsiniz. Bu şekilde kendinize sınırlar koymanız sizi o iş için gereğinden fazla oyalanmaktan alıkoyar.
5) Pomodoro Tekniği
Pomodoro Tekniği Francesco Cirillo tarafından bulunmuş bir teknik. Pomodoro tekniğini kısaca açıklamak gerekirse 25 dakika yapmanız gereken işinizi yapıp 5 dakika ara vermeniz gerekiyor. 4 kez tekrar eden 25 dakikalık çalışmanın ardından yarım saat ara veriliyor. Bu teknik öncelikle çalışma süresinin 25 dakika gibi kısa bir süre olmasından dolayı dikkatinizi çok fazla dağıtmıyor. Ayrıca çalışma sürenizi 25 dakikalık parçalara böldüğünüz için çalışmak eskiye nazaran daha az zor geliyor. Araların da böyle düzenli bir şekilde ve bir kısıtlama içerisinde veriliyor oluşu sizin aralarınızı yaymanızı engelliyor ve Parkinson yasasının bize söylediği gibi aralarda yapmak istediğiniz işlerinizi 5 dakika gibi bir zamana sığdırabiliyorsunuz. Normalde verdiğiniz sistematik olmayan aralardan daha fazla verim aldığınız ve aranızı uzatmadığınız bir sistem sağlıyor. Eğer odağınızı daha uzun süre canlı tutabiliyorsanız dilerseniz çalışma sürenizi arttırabilirsiniz.
6) Tek mi Çift mi?
Bu teknik Barış Özcan’a ait. Kendisi bu tekniği öğrencilik yıllarında kullanmaya başlamış. Eğer yukarıdaki teknikler size karmaşık geldiyse bu teknik çok basit. Özetle anlatmak gerekirse eğer saat tek bir sayıyı gösteriyorsa örneğin saat 5.00 ise elinizdeki dikkatinizi dağıtacak her şeyi bırakın. Yapmanız gereken işe odaklanın. Çift sayılı saat geldiği zaman işlerinizi bırakın ve işleriniz hariç istediğiniz her şeyi yapın. Eğer belirli sebeplerden dolayı bu tekniği saati saatine uygulayamıyorsanız çalışma saatlerinizi esnekleştirebilirsiniz. Günde ortalama olarak 8 saat uyuyan biriyseniz bu tekniği uyguladığınızda 8 saat iş yapmış olacaksınız. Eğer gün boyu yapmanız gereken işinizle meşgul olmuş gibi hissetmek istemiyorsanız hem işinizi yapmanıza hem de gününüzü yapmak istediğiniz şeylerle de doldurmanıza izin veren bu tekniği kullanabilirsiniz. Hem de diğer tekniklere göre oldukça basit!
7) Eisenhower Matrisi
Zaman yönetimi konusunda yapılacaklar işlerin sırası, en önemli konulardan birisidir. Eğer bir öncelik sıramız yoksa, işi yaparken dağılmamız, birçok işle aynı anda uğraşmak gibi verimsiz metotlar kullanmamız ve gereksiz işlerle çok fazla vakit kaybetmemiz gibi sorunlar ortaya çıkabilir. Eisenhower Matrisi işlerinizi önem sırasına koymanız için gayet kullanışlı bir metot. Bu tekniğin mucidi 1953-1961 yılları arasında iki dönem ABD başkanlığını yapmış olan Dwight David Eisenhower. Bu tekniği uygulamak için bir kağıdı(veya buna benzer bir zemini) 4’e bölerek, yapılması gereken işleri acil-acil değil ve önemli-önemli değil şeklinde kategorize etmeniz gerekiyor.
Yapmayı düşündüğümüz işleri 4 kategoriye ayırıyoruz. Şu şekilde ayırabilirsiniz:
Acil – Önemli: Öncelik sıramızın en başına gelmesi gereken işlerdir. Bu işleri hemen yapmalıyız.
Acil Değil – Önemli: Geleceğinizde gerçek fark yaratan uzun vadeli planlarınızın olduğu, gerçekten kendi isteklerinizle belirlediğiniz bölge.
Önemli Değil - Acil: Genelde gelen e-mailler, çalan telefonlar, iş yerinde başkalarının kendileri için sizden istedikleri vs. buna girer. Eğer yapabiliyorsanız bu işleri başkasına devredin.
Önemli Değil - Acil Değil: Yapsanız iyi olur ama yapmasanız da hayatınızda çok şey değiştirmeyecek olan işler. Daha önemli işlere vakit ayırmak istiyorsanız, bu tür işleri direkt elimine de edebilirsiniz.
8) Kanban Tekniği
Taiichi Ohno 1940 tarihinde Toyoto’da endüstri mühendisi olarak çalışmaktaydı. Ohno Kanban tekniğini çalıştığı fabrikadaki işçilerin verimliliğini arttırmak için geliştirdi. Kanban Tekniği iki prensibe dayanıyordu. GÖRSELLEŞTİRMEK VE SINIRLAMAK!
İlk Aşama-Görselleştirmek:
Bunun için ihtiyacınız olan şey post-it ve bir adet pano. Panonuz yoksa dilerseniz duvarınızı veya size uygun başka bir zemini de kullanabilirsiniz.
İkinci Aşama-Sınırlandırmak:
Kullandığınız zemini 3 parçaya bölün. Bölümlere: yapacağım, yapıyorum, yaptım şeklinde başlık atın. Eğer dilerseniz bölme sayınızı değiştirebilir ve size daha uygun başlıklar atabilirsiniz.
Üçüncü Aşama-Görselleştirmek ve Sınırlandırmayı Birleştirmek:
Elinizdeki post-itlere yapmak istediklerinizi yazın ve bunları oluşturduğunuz “yapacağım” adlı başlığın altına yapıştırın. İkinci başlığımız olan “yapıyorum” kısmına da şu anda üzerinde çalıştığınız konuları yapıştırın. Bu kısma çok fazla yüklenmeyin çünkü beynimiz birçok işi aynı anda yapma konusunda başarılı değil!
Son olarak üçüncü başlığımıza da bitirdiğimiz işleri yapıştırıp işinizi bitirmiş olmanın keyfini çıkarabilirsiniz!
Bu metot öncelikle yapmanız gereken işlerin kafanızı dağıtmasına izin vermeyecek veya daha az dağıtacak çünkü yapacağınız işleri bir kağıda yazmış olacaksınız ve yapmanız gereken şey siz unutsanız bile orada somut olarak kağıdın üzerinde yazılı olacak. Ayrıca işi somut olarak bitirdiğinizi sembolik bir kağıt üzerinde görmüş dahi olsanız size günün sonunda o işi bitirmenin hazzını verecek. Ve tabii ki özellikle renkli post-itler de kullandıysanız sıkıcı olarak gördüğünüz işleriniz bile bir nebze olsun eğlenceli hale gelecek!
**BONUS **
Dr. Kerem Köseoğlu: Zaman Yönetimi
Kerem Köseoğlu aynı anda programcılıkla, yogayla, yazarlıkla, ve müzikle uğraşan birisi. Çevresindeki insanlar bu kadar işi aynı anda nasıl yaptığını merak ediyorlar. Bunun üzerine Kerem Köseoğlu zaman yönetimi tekniğini bizlerle paylaşıyor. Kerem Köseoğlu’nun zaman yönetimi tekniğine baktığımız zaman yukarıdaki anlattığım tekniklerin birçoğunun harmanlanmış ve üzerine özgün başka tekniklerin konulmuş şeklini görebiliyoruz. Kerem Köseoğlu’nun zaman yönetimi tekniği daha çok kullandığı bir yazılımla alakalı olduğu için aşağıdaki videoyu izlemeniz benim bu tekniği anlatmamdan daha faydalı olur diye düşünüyorum ve aşağıdaki videoyu izlemenizi tavsiye ediyorum.
Dr. Kerem Köseoğlu’nun zaman yönetimi hakkındaki TEDx konuşması:
YouTube Kanalı: Berk MD
Bu YouTube kanalında zamanınızı yönetmeniz konusunda size klasik yöntemlerin dışında birçok farklı zaman yönetimi tekniği sunulmakta. Ayrıca zaman yönetimi konusu dışında daha etkili bir şekilde işlerinizi yapmak istiyorsanız bu kanalda kendinize uygun içerikler bulacağınıza eminim.
Buna benzeyen veya bambaşka metodolojiye sahip olan daha nice zaman yönetimi metotları var. Ben size en etkili bulduğum zaman yönetimi metotlarından bahsettim. Bazı metotların size hitap etmemesi ihtimaline karşın o metotların verebileceği sonucu verecek alternatif metotlar da koymaya çalıştım. Dilerseniz birkaç zaman yönetimi metodunu birleştirip kendinize özgü bir zaman yönetimi metodu uygulayabilir veya verilen metotlarda ufak değişiklikler yapıp kullanabilirsiniz. Zamanımız dünya üzerinde belki de sahip olduğumuz en kıymetli şey. Sizin için bu kadar kıymetli olan bir şeyi bir nebze de olsa iyi yönlendirmenize ve yeni beceriler kazanmanıza yardımcı olduysam ne mutlu bana!
Yazan: Büşra Arkan
Benzer yazılarımızdan anında haberdar olmak için İkonion Blog'a abone olmayı unutmayın!