6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nu (“KVKK” veya “Kanun” ) gerçek kişilere ait kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişiler hakkında uygulanmaktadır. Dernek kavramı Türk Medeni Kanunu’nda, ”Dernekler, gerçek veya tüzel en az yedi kişinin kazanç paylaşma dışında belirli ve ortak bir amacı gerçekleştirmek üzere, bilgi ve çalışmalarını sürekli olarak birleştirmek suretiyle oluşturdukları, tüzel kişiliğe sahip kişi topluluklarıdır.” şeklinde tanımlanmıştır. Türk Medeni Kanunu’nun tanımında bakıldığında bir tüzel sahip olduğu açıkça ortadadır. Dolayısıyla dernekler de Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında veri sorumlusu sıfatıyla yer almaktadırlar.
KVKK kapsamında veri sorumlularına yükümlülükler getirilmiştir. Dernekler de bu yükümlülükleri yerine getirmek durumundadır.
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapmasında getirilen bir yükümlülük Kanun’un 16. maddesi uyarınca veri sorumlularınının, kurulun belirlediği Veri Sorumluları Siciline kayıt yükümlülüğüdür. Nitekim 16. maddede Kurulca belirlenecek objektif kriterler göz önüne alınmak suretiyle, Kurul tarafından, Veri Sorumluları Siciline kayıt zorunluluğuna istisna getirilebileceği ifade edilmiştir. Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun 02.04.2018 tarihli 2018/32 sayılı kararı gereği Dernekler Veri Sorumluları Siciline kayıttan istisna tutulmuştur. Dernekler her ne kadar veri sorumluları siciline kayıttan istisna tutulmuş olsalar da yine de kanun kapsamında yerine getirmesi gereken yükümlülükleri devam etmektedir.
Bu yükümlülüklerden biri de Kanun’un 4. maddesinde sayılan usul ve esaslara uygun olarak kişisel verilerin işlenmesidir. Bu kapsamda dernekler hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun bir şekilde, doğru ve gerektiğinde güncel olarak belirli, açık ve meşru amaçlarla kişisel verileri işleyebilecek ve kişisel veriler işlendikleri amaçla bağlantılı ölçülü ve sınırlı olacak, İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilecektir.
Dernekler yukarıda bahsedilen usul ve esaslara uyarak Kanun’un 5. ve 6. maddeleri uyarınca kişisel verileri işleyebileceklerdir. Kanunun 5. maddesi uyarınca dernekler, üyelerinden edindiği kişisel verileri toplayacak, depolayacak, saklayacak ve iş ve işlemlerinde kullanabilecektir. Kanunun 5.maddesinde açık rıza aranmaksızın kişisel verilerin işlenmesinin şartları belirtilmiştir. Bu şartlardan biri; bir kişisel verinin işlenmesinin kanunlarda açıkça öngörülmesidir. Veri sorumlusu dernekler de kanun veya kanunlar kapsamında bir kişisel verinin açıkça işlenmesinin kanunlarda açıkça öngörülmesi durumunda üyelerinden bu kişisel verileri açık rıza almaksızın toplayabileceklerdir.
Dernekler Tarafından Tutulan Üye Kayıt Defterinde Bulunması Gereken Bilgiler ile Bu Defterin Şekli Hakkında Tebliğ’de “dernek yönetim kurulunca başvurusu kabul edilen gerçek kişi üyenin; adı soyadı, T.C. kimlik numarası, tabiiyeti, anne adı, cinsiyeti, üyeliğe giriş ve üyelikten çıkış tarihlerinin deftere yazılması zorunludur.” ifadesi belirtilen kişisel verilerin dernek üyeleri ilgili kişilerden alınabileceğini açıkça öngörmektedir. Bu kapsamda tebliğde bahsedilen kişisel veriler derneklerce işlenebilecektir.
Kanun’un 6. maddesi kapsamında derneklerin sağlık ve cinsel hayat haricindeki özel nitelikli kişisel verileri işlemesi için kanunlarda açıkça öngörülen bir durum olmaması durumunda ilgili kişilerden(Örn. Üye) açık rıza alması gerekmektedir. Dernekler tarafından işlenen sağlık bilgisi içeren özel nitelikli kişisel verilerin ayrı bir şekilde değerlendirilmesi gerekmektedir. Bu kapsamda KVVK’nin 6.maddesine göre sağlık ve cinsel hayata ilişkin verilerin ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından açık rızası aranmaksızın işlenebilmesi mümkündür. Dolayısıyla dernek organlarının üyelerinden veya üye adaylarından sağlık raporu, kan grubu bilgisi gibi sağlık bilgisi içeren kişisel verileri talep etmesi ve bu bilgileri ilgili kişilerden açık rıza almaksızın işlemesi mümkün değildir. Dernek organlarının, iş ve işlemlerinde kullanması gerekli hissedilen sağlık bilgileri için üye adayları ve üyelerinden sağlık bilgisinin işlenmesi için açık rıza alması gerekmektedir. Yine özel nitelikli kişisel veriyi bünyesinde muhafaza eden veri sorumlusu derneklerin Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun 2018/10 sayılı kararı gereği Özel Nitelikli Kişisel Verilere ilişkin tedbirleri alması gerekmektedir.
Derneklerin Kanun çerçevesinde yer alan bir başka yükümlülüğü de 10. Madde kapsamında aydınlatma yüükümlülüğün yerine getirilmesidir. Bu kapsamda Dernekler kişisel verilerin korunması kanunu uyarınca üyelerini ve üye adaylarını işlediği kişisel veriler, kişisel verilerin saklama süreleri ve toplama amaçları ile ilgili konularda aydınlatması ve bilgilendirmesi gerekmektedir.
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında kişisel verilerin işlenmesi ile ilgili dernekleri ilgilendiren ilgili mevzuatlar ve maddeleri;
Dernekler Tarafından Tutulan Üye Kayıt Defterinde Bulunması Gereken Bilgiler ile Bu Defterin Şekli Hakkında Tebliğ
Defterde bulunması zorunlu bilgiler
Madde 5 — Yazılı olarak yapılan üyelik başvurusu üzerine, dernek yönetim kurulunca başvurusu kabul edilen gerçek kişi üyenin; adı soyadı, T.C. kimlik numarası, tabiiyeti, anne adı, cinsiyeti, üyeliğe giriş ve üyelikten çıkış tarihlerinin deftere yazılması zorunludur. Ayrıca, mesleği, yerleşim yeri ve e-mail adresi de deftere yazılabilir. Üyeler arasında yabancı kişilerin bulunması halinde T.C. kimlik numarası satırına, varsa kişinin tabiiyetinde bulunduğu ülkenin vatandaşlık numarası ve benzeri bilgiler yazılır.
Dernek üyeleri arasında tüzel kişi veya yabancı dernek veya dernek ve vakıf dışında kâr amacı gütmeyen kuruluş bulunması halinde; tüzel kişinin üyeliğe giriş ve üyelikten çıkış tarihleri, defterin adı ve soyadı satırına tüzel kişinin unvanı, T.C. kimlik no satırına varsa vergi kimlik numarası, tabiiyeti satırına tüzel kişinin merkezinin bulunduğu ülkenin adı, mesleği satırına tüzel kişinin hukuki statüsü (dernek, vakıf, kâr amacı gütmeyen kuruluş, limited/anonim şirket vb.) yazılır. Ayrıca, yerleşim yeri ve e-mail adresi de deftere yazılabilir.
Defterin şekli ve doldurulması isteğe bağlı bilgiler
Madde 6 — Dernekler, bu defteri ekte gösterilen örneğe uygun olarak tutarlar. Ancak, dernek üyelerinin ödedikleri aidat miktarlarının defterin ilgili bölümüne aylık veya yıllık olarak yazılması, açıklama bölümünün doldurulması ve üyelerin vesikalık fotoğraflarının bu deftere yapıştırılması zorunlu değildir. Varsa, üyeliğe giriş aidatları açıklama bölümüne yazılabilir.
Defter, ekte gösterilen örneğe uygun olmak şartıyla her bir üyeye karşılıklı iki sayfa ayrılarak üye aidatı tahsilatı bölümü ikinci sayfada devam ettirilebilecek şekilde veya her bir üye için ekte gösterildiği gibi tek bir sayfa olmak üzere kullanılabilir.
Dernekler Yönetmeliği
Saklama süresi
Madde 39 - Defterler hariç olmak üzere, dernekler tarafından kullanılan alındı belgeleri, harcama belgeleri ve diğer belgeler özel kanunlarda belirtilen süreler saklı kalmak üzere, kaydedildikleri defterlerdeki sayı ve tarih düzenine uygun olarak 5 yıl süreyle saklanır.
Stj. Av. Girayhan Ocak